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迅速な対応が必要!未払い金を回収するための方法について

公開日:2021.09.22

迅速な対応が必要!未払い金を回収するための方法について

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

何らかの取引を行って、相手が代金を支払ってくれなくなった場合、事業者は損を被ることになってしまいます。損をしないためには、未払い金が発生したと分かったらすぐ行動することが大切です。時間が経てば経つほど、未払い金が回収できる可能性は減って行ってしまいます。この記事では、未払い金が発生したときに取るべき行動や、回収方法について解説しています。

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1.未払い金が発生したときにやっておきたい3つのこと

未払い金が発生したとき、取るべき行動は様々です。その中でも特に早く対応すべき3つのポイントについて確認していきましょう。

未払いの原因を確認

未払い金があることに気付いたら、まず原因を確認しましょう。未払いの原因が債権者であるこちら側にある可能性もあります。まず取引相手に連絡する前に、こちらに原因がないか確認しましょう。支払日はきちんと伝えているのか、伝えた支払日は正しいのか、請求書に不備がないか、請求書をきちんと送信しているのか、など考えられるポイントはいろいろあります。素早く確認して、不備があった場合は速やかに対応しましょう。

債権者であるこちら側に問題がないのであれば、原因は取引相手側にある可能性が高いです。支払いの手続きを間違っていたり、支払期限を忘れている、振込先を間違えているなど、いろいろな可能性があります。扱っているのが物品の場合、検収が完了していないケースも考えられるでしょう。またこちら側の商品やサービスに不満を抱き、意図的に支払いを拒否している可能性もあります。その場合は速やかに連絡を取り対応することが大切です。

提供している商品やサービスの停止

単純に支払日を忘れていた、あるいは入金ミスがあったというような場合は、連絡さえ取れれば問題はすぐに解決します。しかし相手側に支払う意思がない、あるいは支払う意思はあるがキャッシュがなく払えないなどの理由で、未払い状態が続く場合はどうすればいいのでしょうか。
未払いが続くようであれば、商品やサービスの提供を止める必要があります。継続的な契約になっているのなら、支払いの見込みが立つまで商品やサービスの提供を停止しましょう。これは未払い金をこれ以上発生させないための措置です。相手側に「未払い金の支払いがあるまでは、新しい出荷やサービスは停止させていただきます」と伝えることも1つの手段です。

状況次第では、納品済みの商品を回収することも検討しなければなりません。一度相手側に渡したものを取り返すのは気が引けるかもしれませんが、被害を拡げないためには必要なことです。特に相手側が資金繰りに困っている場合、一時的に場をしのぐために商品を現金化してしまう可能性もあります。
ただし未払い分の商品を回収するときは、必ず相手の同意を得て行う必要があります。いくら支払いがないと言っても、勝手に社内に入り込んだり、無理矢理商品を持って帰るのは犯罪になってしまいます。あくまでも冷静に、しかし毅然とした態度で臨むことが大切です。

相殺できる債権の調査

お互いに物品やサービスを提供している場合、相殺できる債権があるか調査するようにしましょう。未払いがある取引相手に対し、自社側にツケがある場合は、双方の未払い代金を相殺して不利益を最小にするという方法があります。
例えば、取引相手から原材料を仕入れている場合や、返品による返金の予定がある場合などです。未払い金を少しでも回収したいときに有効な方法になります。相殺できる債権が見つかったときは、できるだけ早く相手に通知するようにしましょう。取引相手が破産通知を出すと、相殺できなくなってしまいます。

2.未払い金を回収するための流れを理解しよう

未払い金の回収、といってもいきなり取引相手の会社に乗り込んでお金を持っていくことはできません。回収するためにはいくつか段階を踏む必要があります。その段階について確認していきましょう。

電話連絡を行う

未払い金が発生したと分かったら、まず電話で連絡を入れます。電話に相手が出たら、こちらは急いでいることを丁寧に伝え、期日を24時間以内に設定して支払いするよう求めましょう。これは24時間後に再度支払いの請求を行うためです。電話をかけるときは、経理や管理よりも、実際の営業担当がかける方が交渉がスムーズに進むことが多いです。
また、後からトラブルになるのを防ぐために音声で記録を、それが難しい場合でも最低メモで記録を残しておくことが大切です。後で「言った、言わない」で揉める可能性を減らすことができます。
交渉の結果すぐに全額は払えないと分かったら、その日のうちに一部だけでも支払ってもらい、後に分割での支払いを要求するようにします。

メールや内容証明郵便などで催促をする

メールで支払いを催促するのもいい方法です。電話に比べるとスピーディさに欠けますが、相手の都合のいいときに見ることができ、また履歴が残るので催促した証拠を残すこともできます。
ただしメールは無視されたり、気付かないふりをして誤魔化される場合があるので、そんなときは内容証明郵便で催促するようにしましょう。内容証明郵便とは、「いつ、いかなる内容の郵便を誰が誰宛に宛てて差し出したか」ということを、日本郵便が証明してくれる制度です。差出人や宛先だけではなく、内容も郵便局内にしっかりと保存されるため、債権の回収方法としてよく用いられています。
通常の郵便の場合「見ていない」「届いていない」などの言い訳をされることがありますが、内容証明郵便ならこうした言い訳は通じません。また、電話番号が分からない、あるいは未払いのまま連絡がつかなくなってしまったという場合でも利用することができます。

内容証明郵便はそれ自体に法的強制力がある訳ではありませんが、少額訴訟を起こす場合などに前提とされることが多いです。相手に心理的なプレッシャーを与えることもできますし、差出人が弁護士になっていればその効果はより大きくなるでしょう。
ただし自由に出せる訳ではなく、文字数が決まっており、同じものを相手用、郵便局保管用、自分用の三通作る必要がある、文章が二枚以上になるときは綴目に契印をする必要があるなど、書き方にルールがあります。また一通送付するのに費用もかかります。

法的な手段を取る

電話や郵便では解決できない場合、法的な手段も検討することになります。いきなり訴訟を起こすことに抵抗がある場合は、「支払督促」を利用するのがお勧めです。
支払督促とは、正式な裁判手続きなしで、裁判所から債務者に対して金銭などの支払いを命じる督促状を送ってもらえるという制度です。訴訟よりも手続きが簡単、かつ費用も低額で済むというメリットがあります。また、債権者が直接送る督促より、裁判所が送ることで相手に強いプレッシャーを与えることができます。

民事調停を行うという選択肢もあります。これは当事者同士が簡易裁判所で話し合いを行うことで、裁判所の調停委員が双方の言い分を聞いて歩み寄りを促し、お互いの合意によってトラブルの解決を目指します。訴訟よりも手続きが簡単で費用もかかりませんが、あくまで話し合いなので必ず交渉が成立するわけではありません。

裁判によって白黒はっきりさせる場合は、訴訟を起こすことになります。60万円以下の訴訟であれば、少額訴訟を起こすことが可能です。これは相手側に請求する金額が60万円以下に限り、一回の期日で審理を終え判決を行うことを原則とする特別な裁判手続きのことです。通常の訴訟に比べてスピーディに手続きを進めることができますが、回数制限がある他、相手方が申し立てた場合通常訴訟に移行する場合があるなど注意すべきポイントもあります。

3.未払い金の回収は弁護士に任せる

解決が難しいと感じたときは、弁護士に依頼することも検討しましょう。特に相手側が企業でこちら側がフリーランスなど個人という場合、弁護士が入ることで相手側へのプレッシャーのかかり方がかなり変わってきます。電話連絡一つとっても、弁護士から電話してもらうことでこちらの本気度合いが相手側に伝わりやすくなるのです。内容証明郵便も、弁護士の名前で送った方がより効果的です。

スムーズな回収が難しいときは、特に弁護士の力が必要になります。未払い金回収が裁判までもつれた場合、基本的には弁護士に頼ることになるからです。裁判に必ず弁護士を付ける必要はありませんが、裁判は手続きが複雑ですし、相手側が弁護士を付けてきた場合、素人では太刀打ちできません。不利を避け、適切な手続きを行い、未払い金をしっかり回収するためには、弁護士を頼るのが結局一番早く簡単、ということも少なくないのです。
もちろん依頼にかかる費用は安くありませんが、未払い額が大きい場合や契約内容が複雑な場合は、早めに依頼を検討するようにしましょう。

4.未払い金の時効には注意しよう

未払い金をいつまでも放置していると、時効を迎えて未払い金は消滅してしまいます。相手側が時効を主張すると、どうやっても回収することはできなくなります。未払い金の時効は約3年なので、できるだけ早く行動する必要があるのです。
ただし、特定の条件を満たせば、時効を中断することができるのです。その方法の一つが「請求」です。簡単に言うと未払い金を払うよう相手に伝えることで、訴状の提出や支払督促、調停の申し立てなどがこれに当たります。

二つ目は「差し押さえ」です。訴訟や支払督促などに基づいて、裁判所が債権者に強制執行の許可を出したときも、時効は中断されることになります。
三つ目は「時効の承認」です。実は時効は黙っていれば完了する訳ではなく、債務者側が債務の存在を認めると、時効が中断されることになります。例えば一円でもお金を返したり、支払いを約束する書面にサインした場合などです。また、この時効の承認は時効期間が満了している場合でも効力があり、時効期間が満了した後でも、債務があることを認めると時効期間がリセットされます。

5.どうしても未払い金が回収できそうにないときは?

手を尽くしたにも関わらず、未払い金を回収できなかったというケースももちろんあります。相手と連絡が取れなかったり、郵便物の受け取りを拒否されると、書面の効力が発生せず回収を進めることができません。また、相手が自己破産や倒産してしまうと、法的に支払うためのお金がないと認められることになり、やはり回収できなくなってしまいます。
未払い金が回収できる見込みが薄いと判断した場合、回収を放棄するというのも一つの手段です。自ら未収金を放棄すると、その負債分を損失として計上することができます。税法上の要件を満たせば節税に繋げることが可能です。

ただし未払い金を放棄することができるのは、金額がさほど大きくない場合に限られるでしょう。未払い金の額があまりに大きく、回収できないと会社の運営が危ぶまれるような場合はどうすればいいのでしょうか。その場合、日本政策金融公庫の「取引企業倒産対応融資」など、行政から融資を受けることを検討することになります。取引先の倒産などによって経営の継続が難しくなった企業を対象にした制度で、一時的に余裕を確保したいときに有効です。

債権回収代行サービスや、認定司法書士など債権回収のプロを頼るのも一つの方法です。債権回収代行サービスは、与信管理や請求書の発行、代行回収、入金管理、未回収リスク保証などを代わって引き受けてくれるため、本業に専念することができます。

未払い金の情報をいち早く察知するためには

未払い金の回収はとにかく時間との勝負です。いち早く未払い金の存在に気付き、迅速に適切な行動を取らなければなりません。毎月の支払い確認件数が多い場合などは特に未払い金の判別がなかなか難しいかもしれません。そういう場合には、集金代行サービスの利用がおすすめです。利用することで集金できているのかできていないのか、一覧で確認することができ一目瞭然なので、未払い金にすぐに気付くことができます。
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