入金の確認は意外と面倒！関連作業も含めて効率化を図る必要性とは？

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

経理の仕事はどれも正確さが求められるものですが、中でも特に企業にとって重要な「入金」を確認する業務ではミスが許されません。しかしその作業はとても煩雑なためミスが起こりやすい、というのも悩ましい点です。そこでここでは、入金確認業務を正確に行うためにはどうしたらよいのか、その課題と改善方法について解説していきます。

• 1.一般的な入金管理の流れ
• 2.入金確認が煩雑になる原因
• 3.入金確認作業はミスが起こりやすい
• 4.入金確認の課題を解決する方法

1.一般的な入金管理の流れ

入金管理は通常どのような手順で行われるのでしょうか。一般的な作業の流れを紹介します。

入金管理表を作成し管理する

多くの企業では、複数の取引先に対し請求を行い、支払を受けます。それを正しく管理するには一覧表を作っておくことが必要です。その一覧表が「入金管理表」です。各企業では独自のシステムで顧客管理をしていることが多いですが、それをうまく反映させてExcelでなどで表を作成すると良いでしょう。必要な項目は以下の通りです。

① 案件番号
② 取引先企業名
③ 担当者名
④ 案件名
⑤ 見積もり日、受注日、請求日
⑥ 受注額、請求額
⑦ 入金予定日と受領日（口座振替日）

案件番号は案件ごとに固有のナンバーです。見積もりの段階でナンバーを決め、納品書や請求書など関連するすべての書類に同じ番号をつけておけば管理しやすくなります。また、何か問い合わせが必要になったときのために担当者名も入れておくとよいでしょう。同じ企業との取引であっても、案件ごとに取引内容や金額、支払日が異なることがあるので案件名も必ず入れておきます。

金額は、受注額と請求額をそれぞれ別欄に入力します。これは、受注額と請求額が同じとは限らないからです。受領日ですが、入金方法が現金での集金と口座振替がある場合は項目を分けておけば、どちらの方法で入金されたのかも一目瞭然となり、管理しやすくなります。この管理表は新たな案件が発生したときや、入金があったときに更新すれば、内容を常に最新の状態に保つことができます。

入金確認をする

入金確認は、入金の有無を確認する作業です。支払予定日までに請求書通りの金額が入金されているかどうかを確認します。営業担当者は、取引が発生したら経理担当者にその情報を渡し、経理担当者がその情報を入金管理表に入力すれば、入金管理表の情報が最新の状態に更新されます。

支払方法が銀行振込の場合は、通帳記入あるいはインターネットバンキングで入金の確認をします。確認する項目は、振込名義、案件名、入金額、そして入金日です。特に金額は、請求金額と同じであるかきちんと確認しましょう。なお、同一の顧客でも案件ごとに入金がある場合は、口座の入金記録を見てもどの案件に対する入金なのかがわかりません。その場合は、前項で説明したように案件ごとに「案件番号」を振っておき、振込の際には名義と共にその案件番号も入れておいてもらうようにすればわかりやすいでしょう。

入金消込をする

売上と入金に関する帳簿上の処理は、まず売上が発生したら借方に売掛金、貸方に売上という仕訳をし、受注額を入れておきます。そして入金があったら今度は借方に預金等の資産項目、貸方に売掛金という仕訳をします。この作業を「入金消込」と呼ぶのは、これによって売掛金が相殺されて消えることになるからです。

売掛金の入金があったら、まずはどの案件に対する入金があったのかを確認します。同じ取引相手であっても、複数の取引を行っている場合は案件ごとに請求金額と支払日が設定されるので、入金管理表には案件ごとに入力します。そして入金管理表と入金履歴を突き合わせ、期日通りに正しい金額が入金されたかどうかを確認し、間違いがなければ入金日を入力する、という流れです。

ただ、ここで一つ注意しなくてはならないことがあります。それは振替手数料の問題です。取引先によっては振替手数料を節約するために、複数の案件分の代金をまとめて支払う場合もあります。そうすると振込1件に対し案件1件という対照ができなくなってしまいます。その場合は、どの案件の分が合算されているのかを確認しなくてはなりません。また、手数料を差し引いた額で入金されるケースもあるので注意が必要です。

入金がない場合は督促する

入金確認の結果、指定の日までに入金されていないことがわかったら督促（支払いの催促）をします。ただし、その前に自社側に不備がなかったかどうかを確認しましょう。請求書を送り忘れた、宛先を間違えたといったことはないでしょうか。また、特に締日前後に起こりがちなことですが、請求日に対応した入金期日を間違えるということも起こり得ます。入金期日が金融機関の休業日に当たった場合はどうするか、というのも明記しておきたいところです。

自社に不備がないにもかかわらず支払いが行われなかった場合は、すぐに催促しましょう。最初は電話やメールで連絡します。後に証拠が残るという意味ではメールの方がおすすめです。取引先担当者のミスだった場合は、すぐに入金されるでしょう。電話やメールで催促しても入金がなく連絡もない場合は、督促状を発行・送付します。督促状とは、期日までに支払われなかった代金を支払うよう促す書面のことです。内容証明郵便で送れば、相手方が「そのような書面は受け取っていない」と言い逃れすることができなくなるのでおすすめです。

督促状を送っても入金がない場合は、訴訟や調停といった法的措置も考える必要があります。

2.入金確認が煩雑になる原因

入金確認に決まった手順があるのなら、その通りに行えば何も難しいことはないのではないか、と思う人もいるかもしれません。しかし実際には、一筋縄ではいかない部分もあります。ここでは入金確認業務はどうして煩雑になってしまうのか、その原因について解説します。

入金日が企業によって異なる

すべての取引先が同じ締日・支払日であれば月に1回集中的に作業をすることで入金管理は完了します。これならシンプルでよいのですが、実際にはそうはいきません。取引先企業にもそれぞれに月次決算のスケジュールや収入・支払いのタイミングがあります。各企業が資金繰りをしやすいようにルールを決めているので、自社の都合ばかり押し付けるわけにはいきません。そのため、締日と支払日は取引先ごとに契約で決めることになり、そのタイミングはバラバラになってしまうのです。

とはいえ、多くの企業が月末締め・翌月末払いというパターンを採用しており、入金確認作業は毎月末に集中することになります。その他も概ね5日刻みで締日・支払日が設定されており、バラバラといっても自ずと限度はあります。それでも取引先ごとに締日・支払日はきちんと把握してチェックする必要がありますし、支払日が土日祝日に当たった際も注意が必要です。これが入金確認を煩雑にする一つの要因となっています。

複数企業の複数案件に対して確認が必要

ここまで説明してきたように、入金確認作業の多くは目視で行われます。従って、取引先企業が多ければ多いほど作業は煩雑です。先ほどすべての取引先の締日・支払日が同一なら作業はシンプルになると説明しましたが、逆に考えると1日に多くの入金が集中することで作業量が膨大になるともいえます。現実には月末締め・翌月末支払いの契約をするケースが多いため、実際にこうした事態が起こり得ます。一度に大量の入金があり、その一つ一つを確認し、消し込み作業をするというのはかなりの負担です。

また、一つの取引先に対し複数の取引がある場合も注意が必要です。案件ごとに入金されるとなると入金件数が増え、その分チェックする件数も多くなります。さらに前述のように手数料節約のために複数の案件分を一度に支払ったり、手数料も差し引くところと先方で負担するところがあったりと様々なケースがあることも、入金確認作業をより複雑にしています。

1件1件消し込む作業に時間がかかる

入金確認の中でも特に大変なのが、入金消込の作業です。通帳と入金管理表を1件1件突き合わせて確認する、これだけでも煩雑な作業ですが、一つ一つに注意すべき点が多くあるのも悩ましいところです。

まず一つは、入金管理表と通帳とで違う名前が記載されている場合です。会社名がカタカナになっている場合などがこれに当たります。類似した社名があるときも注意が必要です。また、請求金額と入金金額が異なっている場合もあります。これには手数料が引かれている、あるいは返品処理を行ったのにその情報が経理に届いていない、といったことが考えられます。金額が異なっていたらすぐに先方のミスを疑うのではなく、こうしたことを考慮して手数料を差し引いた額と突き合わせたり、営業担当に問い合わせるといった作業が必要です。さらに金額の桁数が多い場合は、桁数がズレていないか確認する必要もあります。

これらの作業はお金に関することでもあり、スピードよりも正確さが求められるのでどうしても時間がかかってしまいます。

督促した案件に対する入金確認も必要

入金確認は請求に対して入金が正しくなされたかを確認するものですが、実はそれだけではありません。期日通りに入金がなかったため督促をし、その後入金されるというケースもあるのでそれも確認しなくてはならないのです。督促した案件に関しては、元々の支払期日とは別に新たに支払日が設定されるため、その日までにきちんと入金があるかどうかを確かめる必要があります。もし入金されていなければ、再度督促するか法的手段を検討することになるので、頻繁に確認しなくてはなりません。

入金が遅れた取引先に対し多少の不安を抱くのは仕方のないこととしても、新たに設定した期日通りに入金されたのを見落としてまた督促してしまうようなことがあれば、今度は自社の信用を落としかねません。そうした事態を防ぐためにもこまめに入金確認を行う必要があり、その結果作業は煩雑になってしまいます。

3.入金確認作業はミスが起こりやすい

入金確認作業は非常に煩雑な作業であるために、ミスも起こりやすいものです。ここではどのような点でミスが起こりやすいのかを説明します。

まず一つは、入金伝票の入力です。入力というのは手作業で行うため、入力漏れや同じものを二度入力してしまうといったミス、あるいは入力する数字の間違いなどが起こりがちです。このようなケアレスミスはどんなに注意をしてもゼロにすることは難しいので、チェック体制を強化するといった工夫が必要になります。

入金消込も人が目視で行うためミスが起きやすいものですが、特に注意したいのは通常とは条件が異なるときです。請求名義と振込名義が異なる場合、あるいは取引先に似たような名称の企業がある場合は消し込む案件を間違える恐れがあります。2枚以上の請求書を合算して入金してきたり、振込手数料を差し引いてきたときなども要注意です。請求金額と入金額が違う、と単純に判断してはいけません。さらに繰越請求があるときもミスは起こりやすくなります。

4.入金確認の課題を解決する方法

入金確認作業には様々な課題があることがわかりました。こうした課題をどうやって解決していけばよいのか、その方法を以下で説明します。

入金管理システムを導入する

人が手で行っている限りミスはゼロにならず膨大な時間もかかる、というのであれば、自動化するというのも一つの方法です。それには入金管理システムの導入を検討するとよいでしょう。銀行振込に対応した決済システムには、システムが定期的に入金をチェックし、振込を確認したら自動的に消込をするという機能があります。未回収があった場合はアラートで通知してくれるので、未回収先を早期に発見でき、さらには督促メールまで自動で送信する機能を搭載したものもあります。

これだけの機能があれば大幅な負担の軽減や、ひいては人件費の削減につなげることもできますが、機能が多ければ多いほど料金は高くなります。従って、業務量や業務内容と導入費用のバランスを考慮し、費用対効果の良いシステムを選ぶことが大切です。

入金管理業務をアウトソーシングする

入金管理業務の課題解決には、その全部または一部を外部に委託するという方法もあります。代行業者の中には請求代行、集金代行等一つの業務に特化したサービスを行っているところがあるので、必要に応じて利用するとよいでしょう。振込と現金など複数の支払方法に対応する必要のある業種なら、幅広い集金パターンに対応している代行サービスを選べば業務効率の向上につながります。また、請求業務や集金業務といった特に煩雑な業務も、これらを専門に行うサービスを利用すればミスを減らすことができるでしょう。

入金確認業務は繁忙期が決まっており、必要な人手は時期によって異なります。この部分を専門業者に任せてしまえば、限られた人員を通常業務に回すことができるというのも大きなメリットです。

　　

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