一般的な入金管理の流れ

入金管理は通常どのような手順で行われるのでしょうか。一般的な作業の流れを紹介します。

入金管理表を作成し管理する

多くの事業者では、複数の取引先に対し請求を行い、支払いを受けます。それを正しく管理するには一覧表として「入金管理表」を作っておくことが必要です。各事業者では独自のシステムで顧客管理をしていることが多いですが、それをうまく反映させてExcelなどで表を作成するとよいでしょう。必要な項目は以下の通りです。

1.案件番号

2.取引先企業名

3.担当者名

4.案件名

5.見積もり日、受注日、請求日

6.受注額、請求額

7.入金予定日と受領日（口座振替日）

案件番号は案件ごとに付与する固有のナンバーです。見積もりの段階でナンバーを決め、納品書や請求書など関連する全ての書類に同じ番号をつけておくと、管理しやすくなります。

また、何か問い合わせが必要になったときのために担当者名も入れておくとよいでしょう。同じ取引先との取引であっても、案件ごとに取引内容や金額、支払日が異なることがあるので案件名も必ず入れておきます。

金額は、受注額と請求額をそれぞれ別欄に入力します。これは、受注額と請求額が同じとは限らないからです。受領日ですが、入金方法が現金集金か口座振替かで項目を分けておくと、どちらの方法で入金されたのかも一目瞭然となります。

管理表は新たな案件が発生したときや、入金があったときに更新すれば、内容を常に最新の状態に保つことが可能です。

入金確認をする

入金確認は、入金の有無を確認する作業です。支払い予定日までに請求書通りの金額が入金されているかどうかを確認しましょう。営業担当者は、取引が発生したら経理担当者にその情報を渡し、経理担当者がその情報を入金管理表に入力すれば、入金管理表の情報が最新の状態に更新されます。

支払い方法が銀行振り込みの場合は、通帳記入あるいはインターネットバンキングで入金の確認をします。確認する項目は、振り込み名義、案件名、入金額、そして入金日です。特に金額は、請求金額と同じであるかきちんと確認しましょう。

なお、同一の取引先でも案件ごとに入金がある場合は、口座の入金記録を見てもどの案件に対する入金なのかが分かりません。案件ごとに「案件番号」を振っておき、振り込みの際には名義と共にその案件番号も入れておいてもらうようにすれば、混合を防げます。

入金消込をする

売上と入金に関する帳簿上の処理は、まず売上が発生したら借方に売掛金、貸方に売上という仕訳をし、受注額を入れておきます。そして入金があったら、今度は借方に預金等の資産項目、貸方に売掛金という仕訳をします。この作業を「入金消込」と呼ぶのは、これによって売掛金が相殺されて消えることになるからです。

【入金消込の具体的な流れ】

1.売掛金の入金があったら、まずはどの案件に対する入金があったのかを確認する

2.入金管理表と入金履歴を突き合わせて、期日通りに正しい金額が入金されたかどうかを確認する

3.間違いがなければ入金日を入力する

入金消込の際には、振込手数料に注意が必要です。取引先によっては振込手数料を節約するために、複数の案件分の代金をまとめて支払う場合もあります。

そうすると振り込み1件に対し案件1件という対照ができないため、どの案件が合算されているのかを取引先に確認しなければなりません。また、手数料を差し引いた額で入金されるケースもあるので要確認です。

入金がない場合は督促する

入金確認の結果、指定日までに入金されていないことが分かったら、督促（支払いの催促）を行う必要があります。ただし、その前に自社側に不備がなかったかどうかを確認することが大切です。

「請求書を送り忘れた」「宛先や入金期日を間違えた」といったことはないでしょうか。締日前後や忙しいときには、このようなミスが起こりがちです。また、入金期日が金融機関の休業日に当たった場合の対応も明記しておくことをおすすめします。

さまざまな視点から自社側に不備がないことが確認できた後に、督促を行いましょう。督促状を送っても入金がない場合は、訴訟や調停といった法的措置も考える必要があります。

入金確認の際にメールを送る2つのタイミングとマナー

入金確認の際には、メール連絡を行うタイミングが2つあります。具体的には、入金確認ができた報告をするときと、入金確認ができず督促を行うときです。ここでは、入金確認業務と関係するメール連絡の必要性やマナーを紹介します。

入金確認メール

「入金確認メール」は名前の通り、入金確認ができたことを報告する際に送るメールのことです。

特に口座振込やコンビニ決済など、利用者が自ら支払い手続きを行うケースでは、「振込先や口座番号が合っていたか」「振込期日に間に合ったか」といった不安を持つ方もいるでしょう。無事に入金が完了した旨を伝えれば、支払いをした側も安心できます。

以下は、入金確認メールを送る際に気を付けたいマナーの一例です。

・入金確認後はできるだけ早急にメールを送る

・入金が確認できた旨を冒頭に記載する

・丁寧な言葉を使用する

・入金金額や請求情報の詳細（商品・案件名や請求書番号等）を記載する

・感謝の言葉を添える

特に、入金に間違いがないかを確認する意味でも、入金金額や請求情報は忘れずに記載しましょう。

入金催促メール

期日内に入金がない場合、入金を促す意図で「入金催促メール」を送ることがあります。「入金されていない状況を確認する」という意味で、入金確認メールと呼ぶなど、呼び方は事業者によってまちまちです。

基本的に最初の督促は電話またはメールで行います。電話はすぐに回答をもらえるメリットがありますが、後に証拠が残るため、まずはメールで連絡するとよいでしょう。単に取引先担当者のミスだった場合は、この時点ですぐに入金が行われるかもしれません。

また、入金確認済みの報告をするメールはすぐに送ったほうがよいですが、入金催促メールを送る際は、入金が反映されていない可能性も考慮して、数日待ってから送るのがマナーです。入金されていないことを責めるような文章にならないよう注意しましょう。

電話やメールで催促しても入金がなく連絡もない場合は、督促状を発行・送付します。督促状とは、期日までに支払われなかった代金を支払うよう促す書面のことです。内容証明郵便で送れば、「そのような書面は受け取っていない」と言い逃れすることができなくなるのでおすすめです。

入金確認が煩雑になる原因とは？

入金確認に決まった手順があるのなら、その通りに行えば何も難しいことはないのでは、と思う方もいるかもしれません。しかし実際には、一筋縄ではいかない部分もあります。ここでは入金確認業務はどうして煩雑になってしまうのか、その原因について解説します。

入金日が取引先によって異なる

全ての取引先が同じ締日・支払日であれば月に1回集中的に作業をするだけで入金管理が完了します。

しかし実際には、取引先企業にもそれぞれに月次決算のスケジュールや収入・支払いのタイミングがあるため、完全に統一するのは難しいでしょう。その結果、締日と支払日は取引先ごとに契約で決めることになり、入金のタイミングがバラバラになってしまうのです。

入金確認をスムーズに行うには、取引先ごとの締日・支払日をきちんと把握し、支払日が土日祝日に当たった際の対応も検討しておくことが大切です。

複数の取引先・案件に対して確認が必要

入金確認作業の多くは目視で行われるため、取引先企業が多ければ多いほど作業は煩雑になるでしょう。取引先の締日・支払日が同一なら作業はシンプルになるとはいえ、1日に多くの入金が集中すると作業量が膨大になります。一度に大量の入金があり、その一つ一つを確認し、消し込み作業をするというのはかなりの負担であり、ミスの要因です。

また、一つの取引先で複数の取引がある場合も注意しましょう。案件ごとに入金されるとなると入金件数が増え、その分チェックする件数も多くなります。手数料節約のために複数の案件分を一度に支払ったり、手数料を差し引くところと先方で負担するところがあったりとすると、確認の手間が発生して、入金確認作業の複雑さにつながります。

1件1件消し込む作業に時間がかかる

入金確認の中でも特に大変なのが、入金消込の作業です。通帳と入金管理表を1件1件突き合わせて確認するだけでも煩雑な作業ですが、1件ごとに注意すべき点が多く、悩みの種といえます。

例えば、以下のようなケースでは特に時間がかかりやすいでしょう。

・入金管理表と通帳とで違う名前が記載されている

・会社名がカタカナになっている

・請求金額と入金金額が異なっている

時には、返品処理を行ったのにその情報が経理に届いていないといったことも考えられます。金額が異なっていたらすぐに先方のミスを疑うのではなく、手数料を差し引いた額と突き合わせたり、営業担当に問い合わせたりといった作業が必要です。さらに金額の桁数が多い場合は、桁数がずれていないか確認する必要もあります。

これらの作業はお金に関することでもあり、スピードよりも正確さが求められるのでどうしても時間を割かれてしまうのです。

督促した案件に対する入金確認も必要

入金確認は請求に対して正しく入金されたかを確認するものですが、実はそれだけではありません。

期日通りに入金がなく督促した案件に関しては、元々の支払期日とは別に新たに支払日が設定されるため、その日までにきちんと入金があるかどうかの確認が必要です。もし入金されていなければ、再度督促するか法的手段を検討することになるでしょう。

入金が遅れた取引先に対し多少の不安を抱くのは仕方のないこととしても、新たに設定した期日通りに入金されたのを見落としてまた督促してしまえば、今度は自社の信用を落としかねません。そうした事態を防ぐためにもこまめに入金確認を行う必要があり、その結果作業は煩雑になってしまいます。

入金確認作業はミスが起こりやすい

入金確認作業は非常に煩雑な作業であるために、ミスも起こりやすいものです。ここではどのような点でミスが起こりやすいのかを説明します。

まず一つは、入金伝票の入力です。入力というのは手作業で行うため、入力漏れや同じものを二度入力してしまうといったミス、あるいは入力する数字の間違いなどが起こり得ます。ケアレスミスはどれだけ注意をしてもゼロにすることは難しいので、チェック体制を強化するといった工夫が必要です。

入金消込も人が目視で行うためミスが起きやすいですが、以下のように通常と条件が異なるときは特に注意しましょう。

・請求名義と振込先の名義が異なる

・取引先に似たような名称の企業がある

・2枚以上の請求書を合算して入金している

・振込手数料を差し引いて入金している

・繰越請求がある

入金確認の課題を解決する方法

入金確認作業にはさまざまな課題がありますが、こうした課題をどうやって解決していけばよいのでしょうか。ここでは、入金確認の課題を解決する2つの方法を紹介します。

入金管理システムを導入する

人が手で行っている限りミスはゼロにならず膨大な時間もかかるというのであれば、入金管理システムなどを導入して業務を自動化するというのも一つの方法です。

銀行振り込みに対応した決済システムの中には、システムが定期的に入金をチェックし、振り込みを確認したら自動的に消込をするという機能があります。未回収があった場合はアラートで通知してくれるので、未回収先を早期に発見できるでしょう。さらには督促メールまで自動で送信する機能を搭載したものもあります。

これだけの機能があれば大幅な負担の軽減や、ひいては人件費の削減につなげることもできますが、機能が多ければ多いほど料金は高くなります。業務量や業務内容と導入費用のバランスを考慮し、費用対効果のよいシステムを選ぶことが大切です。

入金確認業務をアウトソーシングする

入金確認業務の課題解決には、その全部または一部を外部に委託するという方法もあります。代行業者の中には請求代行、集金代行など特定の業務に特化したサービスを行っているところがあるので、必要に応じて利用するとよいでしょう。

口座振替とコンビニ決済など複数の支払い方法に対応する必要のある業種なら、幅広い集金パターンに対応している代行業者に依頼すれば、業務効率の向上につながります。また、請求業務や集金業務といった特に煩雑な業務も、これらを専門に行うサービスを利用することでミスを減らせるでしょう。

入金確認業務は繁忙期が決まっており、必要な人手は時期によって異なります。この部分を専門業者に任せてしまえば、限られた人員を通常業務に回すことができるというのも大きなメリットです。

小規模でも利用しやすい！リコーリースの集金代行サービス

入金確認業務の課題解決には、リコーリースの集金代行サービスがおすすめです。口座振替とコンビニ決済に対応し1件から利用可能、また利用しない月は基本料金もかからないため、小規模事業者でも安心して導入できます。

リコーリースの集金代行サービスに申し込むことで使える専用Webサイト「コレクト！」では、取引先のデータや請求データなどを登録し、請求をかけることができます。また、回収結果や回収金額、各種手数料などの確認もサイト内で行えるため、入金確認の手間も削減できるでしょう。

代行業者によって複数の取引先から回収された代金は、まとめて事業者の口座に振り込まれます。入金タイミングにばらつきがなくなることで、業務負担を減らせるのもメリットです。オプション機能を利用すれば、請求書の発行代行も依頼できます。入金確認の業務についてお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

代行業者に依頼して、入金確認業務の負担を軽減しよう！

入金確認は、支払い予定日までに請求書通りの金額が入金されているかを確認する業務のことです。お金に関する業務のため正確性が求められ、担当者の精神的負担も大きいといえます。

ミスも起こりやすい入金確認業務の課題を解決するなら、代行業者への依頼がおすすめです。リコーリースの集金代行サービスは、20,000社以上の導入実績があり、利用された事業者の業種も多岐にわたります。

また、専用のフリーダイヤルを完備し、導入前から導入後までを丁寧にサポートしているため、初めてご利用の方や導入に不安がある方も、まずはお気軽にお問い合わせください。