学校での徴収金を口座振替に！　導入方法について詳しく解説

こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。

生徒からの学費納入は学校や学習塾などにとって財務の生命線であり、確実に集金・徴収しておきたいところです。集金率を向上させるためには、納入者の利便性を考える事が重要になります。口座振替サービスの導入を検討している方も多いでしょう。ここでは、口座振替サービスについての基礎知識やメリット・注意点などをご紹介していきます。

• １、学校徴収金分野(小中学校の給食費・教材費・PTA会費など)の取り組みについて
• ２、学校が徴収する様々なお金 入学金や教材費など
• ３、学費やそのほか徴収金を「口座振替」にするメリット
• • ▶ 事務作業の簡略化
  • ▶ トラブル回避
  • ▶ 顧客も支払いやすく未回収リスクが減る
• ４、どうやって始めればいい？口座振替の導入方法
• ５、リコーリースの口座振替の特徴
• • ▶ 全国の金融機関と提携している
  • ▶ 選択できる振替日、引き落とし日
  • ▶ 契約後の安心サポート
• ６、口座振替は単発でも毎月の支払でも

１、学校徴収金分野(小中学校の給食費・教材費・PTA会費など)の取り組みについて

2019年に文部科学省から「学校給食費徴収・管理に関するガイドライン」が作成され、学校給食費の公会計化が一層推進されています。本施策は、給食費の徴収・管理に係わる教員の業務負荷軽減、保護者の利便性向上などを目的に、地方公共団体が給食費を回収する制度となっています。一方、教材費や修学旅行積立金などの私会計分野は、これまで通り各学校が徴収・管理をおこない、未だ現金回収がおこなわれている地域もあります。
このような状況からリコーリースは2020年度より、私会計分野に対する集金代行サービスの提案を各教育委員会や学校などにおこなっています。その結果、複数の学校でリコーリースの集金代行サービスをご採用いただき、学校や保護者の集金業務の効率化に貢献しています。

２、学校が徴収する様々なお金 入学金や教材費など

一口に学校での徴収金といっても、その内訳は多岐に及び、学校の規定によって入金の時期や回数も様々です。例えば、生徒が入学する際には入学金を支払うのが一般的と言えます。通常、入学金の納入回数は1回である場合が多いですが、前期・後期など入学者が複数のタイミングで決定する場合は、納入の時期もそれに合わせて複数回に分かれるケースもあるでしょう。

生徒の在籍中に集金する項目としては、教材費、給食費、積立金などが代表的なものとして挙げられます。教材費はまとめて教科書や参考書を購入する際に集金する場合が多いですが、年度の変わり目には教材を買い替えるケースが多いです。小学校や中学校で給食を実施しているのであれば、給食費は月ごとに納入してもらうことになります。修学旅行や移動教室のように費用が比較的高額になる行事は、積立金として毎月少額ずつ集金することが多いでしょう。

３、学費やそのほか徴収金を「口座振替」にするメリット

学費の集金方法には様々な方法がありますが、中でも特に口座振替が注目を集めているのにはいくつかの理由があります。
ここからは、口座振替のメリットについて詳しく見ていきましょう。

事務作業の簡略化

口座振替の大きなメリットには、まず事務作業の簡略化が可能であるという点が挙げられるでしょう。口座振替では全国各地の金融機関から学費などの引き落としができます。学校や学習塾などの事業者は入金状況を簡単に確認出来る仕組みになっているので、入金額の突合せや現金の集計といった事務作業が必要なくなります。集金にかかる事務作業の工程をカットする事によって人手と時間が節約出来るため、口座振替は業務効率の向上に繋がります。また、口座振替は事業者側だけでなく、入金を行う利用者にとってもムダな手間を省く事が出来る支払い方法です。双方にとって効率的な集金方法であるため、余計な手間がなくなり、経費の節減にもなるでしょう。

トラブル回避

口座振替ではお金を直接学校や学習塾に持ち込む必要がないため、紛失や盗難などのトラブルを回避出来るというのも大きなメリットです。特に小学生くらいの小さなお子さんを対象とした習い事などでは、月謝を持たせる事に不安を感じる保護者も少なくありません。お金のトラブルは事業者の信用を失墜させるばかりか、利用者同士の人間トラブルに発展してしまう可能性もあります。こうしたリスクは、口座振替などを活用して未然に防ぐ事が可能です。また、口座振替では支払いの形跡が領収書とデータの2つで確認出来るため、払った・払ってないといった水掛け論が発生してしまう心配もありません。口座振替は、集金のリスク管理においてメリットが豊富と言えます。

顧客も支払いやすく未回収リスクが減る

口座振替は集金率が高く、未回収リスクの少ない集金方法としても知られています。集金率の高さを実現するためには、まず「利用者が支払いやすいかどうか」を重点的に考える事が大切です。学費や受講料の支払いにクレジットカードを利用する人も多いですが、その一方でクレジットカードを持つ事やインターネットに個人情報を入力する事に抵抗感のある人も少なくありません。口座振替ではクレジットカードを利用したくない人でも安心して支払いが可能なため、利用者の間口が広くなります。

４、どうやって始めればいい？口座振替の導入方法

「口座振替の導入には小難しい手続きが必要になるのでは」という不安を持つ人も少なくないでしょう。しかし、一般的に口座振替の導入には、さほど難しい手続きや大掛かりな準備は必要ありません。大手集金代行サービスであるリコーリースの場合、口座振替を導入するには、まず生徒の保護者などに口座振替依頼書を記入してもらいます。記入した口座振替依頼書をリコーリースに送付した後、専用Webサイトから請求をかけていただきます。回収状況は専用Webサイトで、引き落とし結果が確認できるため簡単安心です。

５、リコーリースの口座振替の特徴

事業者・利用者ともにメリットが豊富な口座振替ですが、リコーリースの口座振替の特徴について解説します。

全国の金融機関と提携している

リコーリースでは、幅広い金融機関と提携しているため、全国のメガバンクはもちろんの事、地方銀行・ゆうちょ銀行・各種ネットバンクなどほとんどの金融機関をカバーしています。自動的に引き落としがかかる口座振替は利用者の払い忘れ防止や負担軽減といった点から、導入している学校・企業も多い支払い方法となっています。

選択できる振替日、引き落とし日

リコーリースの口座振替サービスでは、振替日が4日・20日・27日の3つが用意されており、事業者が自社の経理サイクルにマッチするものを選択する事出来ます。請求件数に関しても1件から導入が可能であるため、事業の規模を問わずサービスを利用可能です。初期費用や通帳印字サービスが無料となっているのも大きなポイントと言って良いでしょう。

契約後の安心サポート

リコーリースは契約後のサポートが充実している事でも知られています。初めての集金代行サービスで不安が残る場合でも、安心して業務を進める事が出来るでしょう。リコーリースは法人のみならず個人事業主も契約対象となっているため、小規模学習塾を運営している場合でもお申込いただけます。

６、口座振替は単発でも毎月の支払でも

学費の集金方法においては、口座振替が多く用いられるようになって来ました。例えば口座振替の場合は、毎月支払いが必要になる月謝の徴収というよりも夏期講習や冬期講習のような集中講座・発表会・資格の検定費用といった単発の支払いでも利用ができます。また月謝のように、毎月の支払いが必要となる集金には口座振替を利用するのが効率が良いとされています。単発の支払いがいくつか存在する場合、毎月の月謝が発生する場合、どちらの場合でも口座振替を活用していくのが賢い使い方であると言えるでしょう。

金銭のトラブルや負担をなくして教育に集中できる

学校や学習塾といった教育機関では、生徒の教育を充実させる事が最優先かと思います。集金袋の盗難や紛失、支払いの行き違いといった金銭トラブルで余計な手間がかかってしまうのは極力避けたいところでしょう。そのためにも、リコーリースが提供している口座振替システムを導入して、集金業務を効率化させると便利です。まずはフリーダイヤルもしくはお問い合わせフォームから、お気軽にお問い合せ下さい！