保育料やそのほかの徴収金を口座振替に！メリットや導入方法について
公開日：2021.01.14
こんにちは。リコーリース集金代行サービスライターチームです。
保育料やそのほかの徴収金を現金徴収ではなく、口座振替にしようと検討している方もいるのではないでしょうか。口座振替を導入するためには、事前にそのメリットや導入方法などの基礎知識をしっかり理解することが大切です。ここでは、徴収金を口座振替にするメリットや導入方法を解説するとともに、おすすめの集金代行サービス会社をご紹介します。
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１、口座振替とは
口座振替は金融機関が預金者の依頼を受け、公共料金（電気、ガス、水道、電気など）やクレジットカードの支払いを預金者の口座から自動で引き落とし、支払い指定日に徴収者の口座へ振替で、支払いを済ませる決済サービスのことです。本来振替というのは、同一金融機関の同一支店にある口座間で資金の移動を行うことを言い、本人名義の普通預金口座と貯蓄預金口座間で資金を移動させるのが代表的な例です。口座振替はそうではありません。口座振替では、同一金融機関以外の金融機関の口座へ資金移動が可能です。これは、口座振替というサービスが金融機関が主体となって利用者との契約に基づき、預金口座から他の口座へ支払いのための資金移動を行うからです。そのため、振替という言葉が用いられています。なお、振替に手数料はかかりませんが、口座振替には基本的に手数料がかかりますので、その点も注意が必要です。
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２、保育料の集金方法について
保育料の集金方法には、市町村が行う場合と保育園が行う場合があります。ここでは、保育料の集金方法について解説します。
口座振替対象となる保育園は市町村が集金
私立の保育園ではおおむね保育園が保育料を集金しますが、市町村によっては口座振替の対象となる保育園は、全て市町村が集金を行うことがあるため注意が必要です。また、公立保育施設(公立保育園・公立認定こども園）と私立保育園が対象になる市町村もあります。
口座振替対象外の施設・料金は園で手渡しすることも
口座振替対象外の保育園では、キャッシュレス時代の現代でも手渡しで保育料を集金しているケースが少なくありません。そのため、集金日の朝に次々と登園してくる園児に付き添う保護者から、保育料の入った封筒を手渡しで受け取る業務が発生してしまいます。
３、保育料を手渡しでやりとりするデメリット
保育料の集金を手渡しで行うことにはいくつかのデメリットがあります。ここでは、保育料の集金を手渡しで行うことによる4つのデメリットについて解説します。
保育士の業務負荷
手渡しによる保育料の集金には、保育士の通常業務に負荷をかけてしまうというデメリットがあります。確実で効率的な集金を行うために、多くの保育園では集金業務を朝の登園時に行っています。ただ、朝の登園時は出迎えで忙しい時間帯でもあるため、他の保育業務時間の圧迫につながってしまいます。保育料の手渡しによる集金には遅延や未徴収が発生する可能性があるため、そういった事態を防ぐため、その場で封筒を開けて金額に間違いがないか確認するといった業務が必要になります。この業務の増加は、通常業務に忙しい職員にとって大きな負担の1つとなっています。
保育士の精神的な負荷
保育料を手渡しで集金することは、保育士に精神的な負荷をかけることにもなります。例えば、封筒に入った現金を手渡しで受け取っている限り、いくら注意していても紛失のリスクがあります。最悪の場合、盗難に合う可能性もあります。保育料の手渡しによる集金には、こういった不安が常に付きまとうことになるため、担当の保育士には相当な精神的負荷がかかります。また、保育料が未納付の保護者に対しては催促を行うことになります。この場合、保護者を傷つけないように配慮するだけでなく、他の保護者に気づかれないように行う必要もあります。そのため、保育料の催促は保育士にとって精神面に特別な負荷のかかるセンシティブな業務の1つとなっているのです。
金銭トラブルの元
保育料を手渡しで集金するというアナログな手法は、保護者との金銭トラブルの元でもあります。保護者から保育料の入った封筒を受け取った保育士は、その場で中身を確認します。保護者の中には「自分が金額をごまかすかもしれないと疑っている」と誤解する人がいます。その場で説明して理解してもらえれば良いのですが、保護者が気分を害した場合、深刻なトラブルに発展する可能性もあるでしょう。こういった保護者と保育士との金銭トラブルは、手渡しによる集金ならではのデメリットであると言えます。
情報漏洩の元
情報漏洩のリスクがあることも手渡しによる集金のデメリットです。保育料を集金する際には、各家庭ごとに保育料の支払いに関する書類が作成されます。この書類には名前や住所だけでなく、支払状況に関する情報が記載されている場合があります。手渡しによる集金を行っていると、こういった個人情報が記載された書類を手違いによって他の保護者に渡してしまうことによる情報漏洩のリスクは避けられません。
ちなみに、保育士には守秘義務（児童福祉法第18条）が課せられていて、園児や保護者の個人情報を正当な理由なく第三者に漏らすことが禁じられています。この守秘義務に違反した場合、保育士登録を取り消されることになります。また、2017年に改正された個人情報保護法では、保育園を含むほぼすべての事業者に対して個人情報の適正な取扱いを定めています。「うっかりミスだったから罪に問われない」と思うかもしれませんが、保護者がミスに対して寛容であるとは限りません。「わざと漏らしたのではないか」と疑われると、児童福祉法第18条の守秘義務違反を問われる可能性も考えられます。また、うっかりミスであることが認められたとしても、大切な個人情報を漏洩したことは否定できません。そのため、保育園としては「個人情報保護法による情報の適切な取扱いを怠った」という責任は免れないでしょう。このように、保育料の手渡しによる集金には保育園の信用問題に発展するほどのリスクがあることは覚えておきましょう。
４、口座振替にする注意点
口座振替には、導入前にしっかり認識しておきたい注意点があります。ここでは、主な3つの注意点を解説します。
すぐ口座振替が開始できるわけではない
口座振替は、今日利用を決断したからといって明日からすぐに引き落としを開始できるわけではありません。口座振替を利用するには、必要事項を記入した口座振替依頼書を口座がある金融機関に提出する必要があります。そこから引き落としが行われるまでには、おおむね1〜2カ月ほどかかります。申し込み時期（2〜5月）によっては3カ月ほどかかる場合があるため、注意が必要です。
残高不足で引き落とせなかった場合も考えておく
当然ながら、保護者が指定した口座の残高不足や入金忘れがあると引き落としができません。そのため、こういった事態が発生することも考慮して、すぐに振込みの依頼ができるように納付書や請求書も準備しておくことが必要です。また、未納が発生した場合に備えて催促状を用意しておき、どのようなタイミングでどのような方法（郵送または手渡し）で催促を行うかを決めておいた方が良いでしょう。
無償化でさらに管理がさらに煩雑に！
2019年10月に開始された幼児教育・保育の無償化によって、毎月の保育料の徴収・管理業務がさらに複雑になりました。具体的には、通常の保育料の計算に加えて、実際の保育料から無償化分を控除した額を計算した上で、その差額分に実費（給食費・遠足費）と延長保育費を加えて請求する必要があります。
５、リコーリースの口座振替で保育料集金の負担を軽減
リコーリースは、口座振替サービスを提供している集金代行会社の1つです。ここでは、リコーリースの口座振替サービスについて解説します。
リコーリースの口座振替サービスとは
集金代行（収納代行）は、集金・請求といった業務を代行するサービスのことです。リコーリースの口座振替サービスは、リコーリースの口座振替ネットワークを利用して保護者の指定口座から保育料や各種費用を自動で引き落としするサービスです。都市銀行・地方銀行・ゆうちょ銀行・ネットバンキングといったほぼすべての金融機関からの引き落としが可能で、同一金融機関の口座を持っていなくても対応可能な点がメリットです。なお、リコーリースでは事業内容や回収内容を詳しく伝えることで最適な見積もりやプランを提案してもらえるため、利用を迷っている場合はまず問い合わせてみることをおすすめします。
リコーリースの口座振替サービスを利用することを決めた場合は、まず保護者に口座振替依頼書の必要事項を記入してもらい、それをリコーリースに提出します。手続きが終了すると、専用Webサイトが利用できるようになります。専用Webサイトでは、保護者の口座などに関するデータを登録し、請求をかけることができます。また、集金結果や集金金額、各種手数料などを確認することも可能です。専用Webサイトから引き落とし依頼をかけると、リコーリースは当該金融機関へ引き落とし依頼をかけます。保護者の指定口座から請求金額が引き落とされます。その後、金融機関からリコーリースを経て、保育料や徴収金などを請求した保育園等の口座に引き落とし金が送金されます。なお、リコーリースの口座振替サービスは導入費用が一切かかりません。もちろん、専用Webサイトも無料で提供されます。
コンビニ決済も選択可能
リコーリースの口座振替サービスでは、コンビニ決済サービスも選択できます。コンビニ決済サービスは、コンビニで支払いを行う集金代行サービスのことです。リコーリースと提携関係にあるコンビニが窓口となり、24時間365日いつでも収納代行を行ってくれます。そのため、保護者は自分のライフスタイルに合わせていつでも払い込むことができます。また、口座振替で集金できなかった場合、コンビニ決済サービスで再請求することができます。つまり、両方のサービスを契約しておくことで、保護者の満足度とともに集金率の向上も期待できるでしょう。
コンビニ決済サービスの仕組みは、まず専用Webサイトに請求に関するデータを入力して払込票を印刷します。その払込票を保護者に送付します。その後、保護者が支払いをしたコンビニからリコーリースを経て、専用Webサイトに払込情報が送信され、保育料や徴収金などを請求する保育園等の口座に支払われた金額が送金されます。なお、集金状況はいつでも専用Webサイトで確認することができます。
保育園・幼稚園の業務改善事例
リコーリースには、全国の保育園や幼稚園の徴収業務を改善した事例があります。ある保育園では、毎月の保育料を集金袋に入れて保護者が持参するという集金方法を採用していました。この場合、集金日当日に集金袋を忘れたり、支払っていないにもかかわらず「支払った」という保護者もいて、保育園では少なくないトラブルに悩まされていました。また、保育料を滞納する保護者もおり、催促を行うことが保育士の心理的な負担にもなっていました。それ以外に、その日に欠席した園児の保育料が集金できないことも大きな課題でした。しかも、この保育園では朝の登園時に集金を行っており、通常のお出迎え業務と同時に行っていたため、朝の混乱状態の中で集金や催促ができないこともありました。また、現金による集金は集金袋の準備や配布といった事前準備から集金後の金額の確認や計算、集金できなかった保護者への通知といった煩雑な業務も必要だったため、保育士の大きな負担となっていたのです。
リコーリースではこの保育園に対し、口座振替サービスとコンビニ決済サービスの利用を勧めました。口座振替サービスであれば、保護者は毎月現金を集金袋に入れて持参する必要がありませんし、忘れてしまう心配もありません。一方の保育園側も通常業務だけに専念でき、集金後の煩雑な作業からも解放されます。集金した保育料の盗難を心配することや保護者との金銭トラブルに保育士が対応することもなくなり、保育園側の心理的な負担は大幅に軽減されました。また、同時にコンビニ決済サービスを導入したことで利便性も良くなり、保護者による保育園に対する評価の向上にもつながりました。
集金関係はできるだけ自動化して効率化を
保育園に限らず、集金に関する業務はトラブルのもとになることが少なくありません。また、お金に関わることであるため、担当者の精神的な負担も強くなりがちです。このようなトラブルやストレスは、日常業務の品質やスタッフのやる気の減退にもつながります。こういった事態を避けるためにも、集金関係には積極的に集金代行などを導入して自動化・効率化を進め、スムーズで簡易的な集金が行えるように努めましょう。
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