口座振替とは？メリットと2つの導入方法

口座振替は、商品やサービスの料金を利用者の銀行口座から自動的に引き落とす決済方法です。現在は公共料金の引き落としにも利用されています。

便利であるという認識はあるものの、詳しいメリットや導入方法についてはしっかりと理解できていないという方もいるかもしれません。まずは、口座振替の特徴とメリット、2つの導入方法について紹介します。

口座振替の特徴とメリット

口座振替は、初回に引き落とし口座を登録することで、その後は決まった日に継続的に引き落としが完了するのが特徴です。口座振替を導入すれば、料金回収業務の効率化とコスト削減が実現できます。

例えば現金で回収する場合、金額の確認と釣り銭の用意、回収金の管理などの手間が発生します。また、銀行振り込みでは支払先や金額のミスも発生しかねません。支払いタイミングが異なることもあり、誰が支払い済みかの確認にも時間とコストがかかるでしょう。支払い忘れがあれば再請求の手続きを行う必要もあります。

口座振替では、こういった未回収リスクや入金確認の手間を軽減できるのがメリットです。利用者にとっても支払い忘れの心配がなくなり、銀行などに出向く手間が省けるため、利便性が向上します。口座振替は事業者と利用者の双方にメリットの多い決済方法といえるでしょう。

導入方法は「金融機関との直接契約」と「代行業者への依頼」の2つ

口座振替を行うには、まず導入方法を決める必要があります。導入方法は「金融機関との直接契約」または「代行業者への依頼」の2つです。以下にそれぞれの違いをまとめました。

利便性の点から、口座振替は複数の金融機関への対応が必須です。直接契約の場合、金融機関ごとに申し込みや審査、システムの導入、導入後の管理などの手間が発生するため、事業者自ら手続きを行うのはあまり現実的とはいえません。手間なくスムーズに口座振替を導入したいなら、代行業者に依頼するのがおすすめです。

口座振替のやり方｜導入方法を4ステップで解説

口座振替の導入にあたって「手続きのやり方は？」「何から始めればよい？」と迷う方もいるでしょう。一般的な導入方法である代行業者を利用するケースでは、以下の4ステップで導入を進めます。

＜口座振替のやり方＞

ステップ1. 代行業者を選定しよう

ステップ2.  利用者に口座振替依頼書を記入、捺印ししてもらおう

ステップ3. 代行業者に口座振替依頼書を送付しよう

ステップ4.  利用者の口座情報を登録して、振替結果を確認しよう

各ステップの詳細やポイントを以下で解説します。

ステップ1.代行業者を選定しよう

口座振替を代行している会社は複数あり、提供サービスの内容もさまざまです。自社に合った代行業者を選ぶために、複数の代行業者で見積もりをもらい、比較・検討するのがよいでしょう。

特に以下は代行業者選びの際に重要なポイントのため、ぜひチェックしてみてください。

• セキュリティがしっかりしているか
• 多くの金融機関に対応しているか
• 初期費用や月額利用料などの料金プランが自社に合っているか
• サポート体制が整っているか
• 振替日が選べるか
• 会社自体の信頼度や実績があるか
• 自社が求めるオプションサービスを提供してもらえるか

依頼する代行業者が決まったら、申し込みを行います。申し込み後は代行業者の書類審査を受けて、審査に通過すれば契約完了です。

ステップ2. 利用者に口座振替依頼書を記入、捺印してもらおう

代行業者と契約できたら、次は利用者に口座振替依頼書を記入してもらいます。口座振替依頼書は利用者が引き落としに使用する預貯金口座を指定するための書類です。

＜口座振替依頼書の記入に必要な情報＞

• 銀行名
• 支店名
• 口座番号
• 口座名義人
• 届出印 など

万が一、口座振替依頼書に不備があった場合は、引き落としができず、再提出の手間が発生することもあるため注意が必要です。記入漏れや誤りがないか、利用者と一緒に確認しましょう。特に、口座番号や名義人の情報は、正確に記入することが大切です。

記入が完了したら、届出印にて捺印をもらい、依頼書を回収します。口座振替依頼書の記入は面倒かもしれませんが、手間がかかるのは初回だけです。口座の登録が完了したら、その後は手続き不要で継続的に口座振替が利用できます。

ステップ3.代行業者に口座振替依頼書を送付しよう

口座振替依頼書が集まったら、代行業者へ送付します。不備があると手続きが遅れる恐れがあるため、提出の前に「必要書類がそろっているか」「記入漏れがないか」などを再度確認しましょう。依頼書は複写式になっているのが一般的です。利用者控えは利用者へ渡し、事業者控えは口座情報を登録する際に必要なため厳重に保管します。

また、代行業者側で送付期限を定めていることもあります。指定した振替日から口座振替を実施するには期限を守ることが大切です。書類の修正や再提出の発生も考慮して、余裕のあるスケジュールで進めましょう。

ステップ4. 利用者の口座情報を登録して、振替結果を確認しよう

口座振替依頼書の控えをもとに、代行業者のWebサイトなどで口座情報を入力していきます。入力する情報は、利用者の氏名、住所、電話番号、振替先の金融機関名、支店名、口座番号、口座名義人、引き落とし日、金額などです。ひとつひとつ丁寧に、間違いのないように入力しましょう。

登録が完了したら、念のため入力した情報に誤りがないかを再チェックして口座振替の準備は完了です。振替結果は、通常振替日から数日後に反映されます。代行業者のWebサイトなどで、引き落とし日や金額、回収ステータスを確認しましょう。

口座振替のやり方をもっと詳しく！導入日数・手数料・紙以外の口座登録方法とは

口座振替の手続きの流れは、どの代行業者でも大きく変わりません。ただし、導入までに必要な日数や手数料、口座登録方法などは、さまざまな違いがあります。ここでは、これから口座振替を導入する方へ向けて、知っておきたい詳細情報を紹介します。

引き落とし開始までの日数と導入時のポイント

口座振替を申し込んだ後、実際に引き落としが開始されるまでの日数は約2ヶ月が目安です。導入までに時間がかかる理由として、以下が挙げられます。

• 代行業者での審査期間がある
• 口座振替依頼書を利用者へ渡し、回収する必要がある
• 記入漏れなどがあれば再提出する必要がある
• 口座振替依頼書を送付後、口座情報を登録する必要がある

審査に必要な書類を事前に用意したり、再提出の必要がないように書類を不備なく提出したりすることで、引き落としをよりスムーズに開始できます。導入までのスケジュールは代行業者によっても異なるので、事前に確認するのがおすすめです。

代行業者に依頼する際の手数料と検討ポイント

代行業者に口座振替を依頼する場合、いくつかの手数料が発生します。

• 初期費用：システム導入や初期設定、導入サポートを含めた費用
• 月額基本料：システムの利用料や管理コストなどを含む費用
• 振替手数料（請求手数料）：1件の請求ごとに発生する口座振替の代行手数料
• 振込手数料：回収したお金を事業者の口座に振り込む際の手数料
• その他オプション費用：任意のオプションサービスの利用料

それぞれの費用は、依頼する代行業者によって異なり、中には初期費用無料の代行業者もあります。月額基本料や振替手数料・振込手数料は口座振替を利用する限り発生し続ける費用のため、実際の請求件数なども踏まえて、導入後のコストを算出して検討することが大切です。

また、毎月請求が発生しない事業者の場合は、利用しない月は手数料がかからない代行業者を選ぶとよいでしょう。手数料単体の安さだけではなく、自社の規模や運用に合っているかといった視点を持つことがポイントです。

口座振替依頼書以外の手続き方法

口座登録の際は、紙の口座振替依頼書を利用するのが一般的ですが、他にもキャッシュカードを使う方法やWebサイトから申し込みする方法もあります。

例えば、ペイジー口座振替受付サービスでは、専用の端末機にキャッシュカードを差し込み、暗証番号を入力することで口座の登録が完了します。口座振替依頼書への記入が不要で、届出印も必要ない手軽さが魅力です。依頼書を送付しないことで、初回引き落としまでの時間も短縮できるでしょう。

キャッシュカードがあればその場で手続きが完了するため、スポーツジムなど、入会手続きと同時に口座登録を行う業種でよく利用されています。

口座振替を導入する際に注意したい3つのポイント

事業者・利用者それぞれが安心して口座振替を利用するために、導入の際に注意したいポイントを紹介します。いざというときに慌てないように、ぜひチェックしてみてください。

サポート体制が整っており、信頼できる代行業者を選ぶ

代行業者を利用する際は、サポート体制が整っているかを確認しましょう。万が一トラブルが発生したときにすぐに相談できる環境が整っていなければ、利用者の信頼度にも影響を及ぼす恐れがあります。

問い合わせ方法は分かりやすいか、導入前だけでなく導入後も親身になって相談に乗ってくれるか、スピーディーに対応してくれるかは、特に重視したいポイントです。

また、大切な顧客の個人情報を提供することになるため、セキュリティ対策についても確認しましょう。Webサイトなどに掲載されている導入実績も参考に、信頼できる代行業者に依頼することが大切です。

利用者へ事前に口座振替を導入することを説明する

新しく口座振替を導入する際は、利用者への事前説明が欠かせません。口座振替のメリットを伝えつつ、早い段階で導入への協力を依頼しましょう。

口座振替は便利な一方、「口座を登録する」ということに不安を感じる方もいるかもしれません。「口座情報は厳重に管理し、目的以外では使用しません」など安心してもらえるような一言を添え、事前に丁寧な説明を行うことで、スムーズな導入が目指せるでしょう。

引き落としできなかった場合の対策も必要

その他の決済方法と比較すると、口座振替は利用者の手続きが不要なことから、未回収リスクを軽減しやすい傾向にあります。しかし、口座残高がなければ引き落としはできません。口座振替の導入時には、このような事態を想定して、対策を立てておくことが大切です。

引き落としができなかった場合は「後日再度引き落としをする」「銀行振り込みしてもらう」「コンビニ決済の支払い用紙を発行する」といった対応を行うのが一般的です。

コンビニ払いや銀行振り込みなど、他の支払い方法を提示することで、支払いの機会を逃さずに済みます。口座振替だけでなく、コンビニ決済にも対応した代行業者もあるので、導入検討の際は参考にしてみてください。

丁寧なサポートで安心！口座振替を導入するなら「リコーリース」

口座振替は一度登録すれば自動で引き落としができる便利な決済方法です。導入にあたって代行業者を利用するのが一般的で、手続きのやり方や流れは大きく変わりませんが、サービス内容などに違いがあります。

「スムーズに導入できるか不安」「本当に自社に適しているかを相談したい」という方は、ぜひ実績豊富・導入後のサポートが充実した「リコーリース」にご相談ください。リコーリースでは専任のカスタマーセンターにて、導入前から導入後までをしっかりとサポートいたします。

また、リコーリースの口座振替サービスは初期費用0円で、請求件数1件からお申し込みいただける手軽さも魅力です。事業内容などをヒアリングした上で最適なプランやお見積もりをご提案しますので、コストを抑えつつ請求業務を安全に効率化したいという方は、ぜひ一度お問い合わせください。