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会費集金を効率化!キャッシュレス決済のメリットや最適な決済システムの選び方

2025.01.16

2025.02.11

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会費集金の方法に悩んでいませんか。現金による従来の集金方法には、手間や時間がかかるという課題があります。そこで注目されているのが、キャッシュレス決済をはじめとする決済システムの導入です。

この記事では、キャッシュレス決済をはじめ、会費集金に現金以外の決済方法を導入するメリットや、最適な決済システムの選び方を解説しています。おすすめのサービスも紹介するので、会費集金の効率化をお考えの方はぜひ参考にしてみてください。

会費集金の方法と課題:現金からキャッシュレスへの移行

机に置かれたスマホや通帳、クレジットカード、紙幣、電卓など

会費の集金にキャッシュレス決済の導入を検討している方もいるのではないでしょうか。定期的またはスポット的に会費を集金する場面は、自治会や父母会、後援会、サークル、学会、同窓会などさまざまです。

会費は、現金支払い、銀行振り込み、口座振替、コンビニ決済といった方法で集金されるのが一般的でしたが、最近ではキャッシュレス決済による集金も注目を集めています。そこでまずは、従来の集金方法の課題と、キャッシュレス決済の種類について見ていきましょう。

従来の会費集金方法と特徴

従来の会費集金方法として、主に以下の4つが挙げられます。

・現金支払い
・銀行振り込み
・口座振替
・コンビニ決済

現金支払いは、直接会員から現金を受け取るため、集金担当者の負担が大きく、現金管理のリスクも伴います。銀行振り込みは手軽ですが、振込手数料や入金確認の手間が課題のひとつです。

口座振替は自動引き落としで確実性が高いものの、口座情報の管理責任が生じます。コンビニ決済は、24時間支払いができて便利ですが、店頭での現金払いが基本です。

キャッシュレス化が進む現代社会において、特に現金での会費支払いに苦慮する方は少なくありません。このような課題から、より効率的で会員にも負担の少ない集金方法への移行が求められています。

キャッシュレス決済の種類と特徴

キャッシュレス決済の種類には以下のような種類があります。

・クレジットカード決済
・電子マネー
・スマホ決済(非接触型IC決済、バーコード決済、キャリア決済)

クレジットカードは、後払いが可能で高額決済に適しているものの、発行に審査が必要です。電子マネーは、ICカードやスマートフォンにチャージして使用するもので、小額決済に便利ですが、チャージの手間がかかります。

スマホ決済は、スマートフォンを使用する決済方法で、スマホを決済端末にかざして支払う「非接触型IC決済」、バーコードを読み取って支払う「バーコード決済」、スマホの使用料と合算して支払う「キャリア決済」などがあります。いずれもスマートフォンがあれば場所を選ばず使用できる点がメリットです。

一方、決済に手数料が発生するほか、非接触型IC決済などはシステムの導入が必要となる点に注意しなければなりません。

会費集金にキャッシュレス決済を導入する際は、会員の年齢層や技術習熟度を考慮し、適切な方法を選択しましょう。

会費集金にキャッシュレス決済を導入するメリットと注意点

「CASHLESS」と表示されたスマホとメリット・デメリットのテキスト

会費の集金にキャッシュレス決済を導入する際には、メリットだけでなく注意すべき点も知っておくことが大切です。

ここでは、キャッシュレス決済導入のメリットと導入時の注意点について詳しく解説します。これらの情報を参考に、キャッシュレス決済の導入を検討しましょう。

メリット:集金の効率化と業務負担の軽減

従来の現金管理では、集金や精算、銀行への預け入れなど多くのプロセスが必要でしたが、キャッシュレス決済ならこれらが大幅に簡素化されます。キャッシュレス決済の導入により、会費集金の効率化と役員の負担軽減が実現するでしょう。また、お金の流れが自動的に記録されるため、会計処理もスムーズに行えるようになります。

メリット:会員の利便性向上と未回収リスクの低減

キャッシュレス決済を導入することで、会員は現金を用意する手間が省け、24時間いつでも支払いが可能になります。支払いタイミングが柔軟になれば、会員の利便性が向上するでしょう。

また、現金支払いや銀行振り込みの場合、「手持ちのお金が足りなかった」「営業時間内に銀行に行けなかった」といった理由から、支払いが行われない恐れがあります。これらの未回収リスクを低減できるのも、キャッシュレス決済を導入するメリットです。キャッシュレス決済は、支払う側・支払われる側双方にとって便利な集金方法といえます。

注意点:データセキュリティと個人情報保護の対策

キャッシュレス決済を導入する際は、データセキュリティと個人情報保護に十分な対策が必要です。実際に、クレジットカードではフィッシング詐欺やカード番号の盗用といった被害報告があります。

悪質な利用を防いで、会員の安心感を高めるためにも、「SSL通信で暗号化し第三者による情報の盗聴や改ざんを防ぐ」など、信頼性の高いキャッシュレス決済サービスを導入することが大切です。

会費集金に適した決済システムの選び方

腕を組んで悩んだ表情を浮かべる3人のビジネスパーソン

キャッシュレス決済は種類が多く、代行業者によって提供サービスや費用もまちまちです。どれだけ便利な集金方法であったとしても、自社のサービスや会員のニーズに適していなかったり、費用面の負担が大きすぎたりする場合、導入成功とはいえません。

ここでは、会費集金に適した決済システムを選ぶ際の重要なポイントを3つ紹介します。

・会員の属性に合わせる
・集金頻度を踏まえてコストを比較する
・対応会員数やサポート内容を確認する

これらを参考に、自団体に最適な決済システムを見つけましょう。

会員の属性に合わせる

会費集金システムを選ぶ際は、会員の属性に合わせることが重要です。例えば、高齢者が多い団体では、スマートフォンやインターネットの利用に不慣れな方も多いため、複雑な操作が必要なキャッシュレス決済よりも、従来の口座振替や、現金で支払い可能なコンビニ決済が適している場合があります。

一方、若い世代が中心の団体では、クレジットカードやスマホ決済など、より便利で手軽な方法が好まれるでしょう。

会員の声に耳を傾け、適切な決済システムを選ぶことにより、集金の効率化と会員満足度の向上を同時に実現できるのです。

関連記事:会費の集金がストレス!角を立てずに確実に集金・徴収するための方法とは?

集金頻度を踏まえてコストを比較する

決済システムを選ぶ際は、集金頻度を踏まえてコストを比較しましょう。年1回の集金なら、高機能な決済システムは過剰投資になる恐れがあるためです。

また、決済システムを利用する場合、「初期費用」や「月額基本料」なども必要になります。初期費用は決済システム構築のための費用で、月額基本料はシステムの維持・運用のために毎月発生する基本コストです。

初期費用の安さだけで選んだものの、「数ヶ月に一度しか集金をしないのに毎月月額基本料が発生する」といった場合、年間では割高になることも考えられます。コスト比較の際は、実際の運用を想定して、長期的な試算を行うことが大切です。

対応会員数やサポート内容を確認する

代行業者によって管理可能な会員数が異なることもあるため、現在の会員数はもちろん、将来的な増減も考慮して選択しましょう。対応数を超えると手作業での集計が必要となり、効率化の目的が損なわれる恐れがあります。

加えて、利用プランの相談や操作方法の問い合わせなどが可能な、充実したサポート体制があるとより安心です。特に導入初期は不明点が多いため、電話やチャットでのサポートが受けられるか確認しておくとよいでしょう。

会費集金代行サービスなら「リコーリース」がおすすめ!

手を胸にあてて笑顔を浮かべるスーツ姿の男性

会費集金の効率化と会員の利便性向上を目指すなら、ぜひリコーリースへお任せください。以下では、リコーリース「集金代行サービス」の具体的な特徴と利点について詳しく説明します。

コンビニ決済と口座振替の2つの決済方法が選べる

リコーリースの集金代行サービスは、会員の利便性を考慮してコンビニ決済と口座振替の2つの決済方法を提供しています。

コンビニ決済では、全国50,000店舗超のコンビニエンスストアで、24時間365日支払いが行えます。PayPayなどのスマホ決済サービスにも対応しており、払込票のバーコードをそれぞれのスマホアプリで読み取ることで、キャッシュレスでの支払いも可能です。

また、口座振替では大手銀行だけでなく、地方銀行やネットバンクをはじめとする全国の金融機関の口座で自動引き落としがご利用いただけます。これにより、会費の支払い忘れを防ぎ、確実な集金を実現できます。

さらに、両方の決済方法を併用することで、会員それぞれのニーズに合わせた柔軟な対応が可能になるでしょう。

初期費用0円!使わない月は基本料金も無料でコスパが良い

リコーリースの集金代行サービスでは、専用Webサイトを利用するため、ソフトウェアの購入やシステム構築が不要で、初期費用は0円です。使用しない月の基本料金も無料となるため、集金頻度が数ヶ月に一度といったケースにも適しています。

また、請求件数に縛りがなく、1件からでも利用可能なので、小規模の団体や個人事業主の方にも最適です。中には請求件数が一定数ないと契約できない代行業者もあるため、請求件数や頻度の少なさが気になる方もまずはお気軽にお問い合わせください。

請求書発行が代行可能!サポートも充実

コンビニ決済や口座振替のオプションとして、請求書発行代行サービスも利用可能です。このサービスを活用すれば、請求書の作成や発送といった煩雑な業務から解放されるでしょう。請求情報の登録から発行指示まで、専用のWebサイト内で簡単に操作できるため、ぜひご活用ください。

さらに、サポート体制も充実しており、フリーダイヤルによる丁寧なサポートが受けられます。導入前の相談から導入後の運用まで、専任の担当者が手厚くフォローしてくれるため安心です。

まとめ

笑顔でパソコンを操作するオペレーター

会費集金には現金支払いだけでなく、キャッシュレス決済も利用できます。キャッシュレス決済は、利便性向上や業務負担の軽減といったメリットがある一方、セキュリティなどの安全面に注意が必要です。

集金方法選びや、依頼する代行業者にお悩みの方は、ぜひリコーリースへご相談ください。リコーリースは40年以上の歴史と、20,000社以上の導入実績を持つ代行業者です。

さまざまな業種での導入実績があるほか、培ってきたノウハウを活かした質の高いサポートが受けられます。フリーダイヤル完備で、導入前から導入後までを専任者がサポートしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。